8 beneficios del correo corporativo y como obtener uno.
A finales del siglo pasado, Bill Gates aseguraba que para el XXI aquellas empresas que no tuviesen presencia en internet estaban destinadas a desaparecer; a pesar de ser una conjetura arriesgada para la época, hoy es seguro que su predicción no pudo ser más acertada. Para la muestra, mire su directorio telefónico (si aun tiene uno) es más delgado que el de hace 5 años ¿verdad? y seguramente lleva meses sin consultarlo; hoy si necesitamos un producto o servicio especifico la solución nos se encuentra más allá de una búsqueda en Google, la cual, con suerte, le arrojará una dirección o número de teléfono sobre los que basta hacer click para llegar al local o llamar al proveedor.
A pesar de esto, son muchas las pequeñas y medianas empresas que sienten temor a establecer su presencia online por los costos que el proceso puede acarrear, por eso en esta oportunidad hablaremos sobre uno de los aspectos más elementales y económicos a la hora de iniciar en internet, el correo corporativo.
Para iniciar, hay que aclarar que con el término "correo corporativo" nos referimos al servicio dedicado a gestionar cuentas y direcciones de email asociadas a al dominio propio de una organización (como cargo@kisekiit.com) y no al uso de direcciones de correo gratuitas o de terceros para tratar asuntos organizacionales (como cargo_empresa@gmail.com).
El correo corporativo a dejado de ser un lujo para convertirse en necesidad.
Así las cosas, mencionaremos 8 beneficios por los cuales vale la pena contar con un correo corporativo.
1. Credibilidad.
Puede parecer demasiado obvio, pero es quizás el principal motivo por el que se debería tener un correo corporativo. No se debe olvidar que el e-mail es un medio de comunicación, por tanto, aunque su empresa tenga una excelente gestión comercial y un dialogo muy asertivo con sus clientes, si las comunicaciones provienen de un correo gratuito, da la impresión de estar hablando con una persona y no con una empresa, por tanto la información que usted está otorgando no se percibe como "oficial" y el receptor no la tomará en serio; si lo que quiere es mantener la cercanía con sus interlocutores, puede utilizar direcciones de correo que en lugar de encabezar con el cargo utilicen el nombre de las personas que las utilizan (como juan_perez@empresa.com). Piense en como se sentiría si al comunicarse con el servicio al cliente de una compañía usted recibiera respuesta desde la cuenta personal de un asistente, menospreciado y ofuscado ¿verdad? pues evite que lo mismo suceda con las personas a las que usted se dirige.
2. Percepción de valor.
Especialmente si su negocio es un B2B, donde gran parte de gestión comercial, tanto con clientes como con proveedores, involucra los mensajes por correo electrónico, resulta indispensable que su marca o el nombre de su empresa hagan parte de su dirección, pues, más allá de lo que mencionamos en el punto anterior, este tipo de empresas no se fijan únicamente en el mejor postor, buscan un aliado estratégico que le aporte lo mejor a sus objetivos, y dentro de las características de este se incluye la imagen y la capacidad de permanencia en el tiempo; estás con seguridad serán cualidades que animaran a otras empresas a apostar por la suya, incluso si implica pagar más por contar con su apoyo, un correo corporativo demuestra que usted cree en sí mismo los suficiente para invertir en su propia estabilidad y crecimiento. Piense en como los compradores adquieren la camiseta de la selección colombiana de fútbol; la diferencia de precio entre la camiseta oficial y una replica de primera categoría, prácticamente idéntica, puede alcanzar el 50% y, aunque para ambos hay mercado, con seguridad las ganancias de Adidas por este producto superan con mucho las de los falsificadores.
Como el traje hace al hombre, el correo corporativo hace a la compañía.
3. SEO.
Ser relevante para Google y otros motores de búsqueda puede ser clave para su estrategia de negocio (recuerde que el directorio telefónico está cayendo en desuso) y hacerlo gratis puede ser de mayor provecho aun. Los robots de los buscadores hacen un escaneo diario de toda la internet y la indexan de acuerdo a las categorías que más adelante utilizarán para dar respuesta a las búsquedas de sus usuarios; cuando uno de estos robots se encuentra con su dirección de correo corporativo en internet, reconoce que esta le pertenece a su empresa y utilizará la información que la rodea para categorizarla dentro de sus búsquedas y permitir que sea encontrada por su mercado más relevante; por el contrario, si la dirección es de un servicio gratuito, el robot hará caso omiso de esta, aun sí incluye el nombre de su empresa. Imagine que un cliente potencial conoce sobre su empresa y necesita encontrar la manera de contactarle, puede buscar en Google "Contacto SuEmpresa" y aunque una buena práctica sería tener su propia ficha de negocios en el buscador, si usted no ha solicitado una Google puede crearla con la información que se encuentra sobre su organización en internet, mostrando precisamente a ese cliente potencial la dirección de correo electrónico que necesita.
4. Filtros de SPAM.
Desde hace muchos años los servicios de correo electrónico han implementado distintas técnicas para evitar que sus usuarios reciban correspondencia basura en su bandeja de entrada, estos a su vez, leen de forma automática cada mensaje entrante para, de acuerdo a su información, determinar su relevancia para el usuario. Estos filtros no son infalibles pero los proveedores trabajan cada vez más duro para que sus políticas sean menos flexibles y brindar una mejor experiencia a sus usuarios; por eso, enviar información comercial de su empresa desde una cuenta de correo gratuita puede activar estos filtros y hacer vanos todos sus esfuerzos; los servicios de e-mail prefieren dar paso a aquellas comunicaciones empresariales que provienen de una dirección de correo oficial.
Si su correo personal levanta sospechas los filtros de SPAM no lo dejarán pasar.
5. Acceso a servicios especializados.
Existen muchos servicios en la web desarrollados específicamente para empresas, incluso muchos de estos pueden ser gratuitos, sin embargo, para poder acceder a estos, uno de los requisitos mínimos es certificar que su uso organizacional mediante el acceso con una dirección de correo electrónico corporativa (en especial para los sistemas de e-mail marketing), no contar con una es decir "no" inmediatamente a todos los beneficios que puede ofrecer estos servicios a su negocio.
6. Aplicaciones corporativas.
Así como su correo personal viene asociado por defecto a un gran número de aplicaciones que le permiten mantener organizados sus asuntos personales (como el calendario o la agenda de contactos); también los correos corporativos cuentan con un repertorio especialmente diseñado para las organizaciones, entre los que se suelen encontrar calendarios compartidos, creación de grupos de trabajo, redes sociales privadas y servicios de mensajería instantánea exclusivos. Estos servicios y algunos otros suelen venir incluidos sin costo adicional, más la única forma de aprovecharlos es que su empresa cuente con su propio servicio de correo.
La mayoría de aplicaciones favorecen el trabajo colaborativo.
7. Separación de los personal y lo profesional.
Es una buen práctica separar los asuntos personales de los laborales, pues brinda mayor eficiencia en el desarrollo de actividades para ambos campos, por lo mismo es ideal contar con un servicio de correo electrónico exclusivamente dedicado a las tareas que se desarrollan en su organización; además de facilitar la búsqueda de un mensaje especifico entre tantos que podría recibir, también evitará que por accidente envíe un romántico mensaje personal a uno de sus más serios clientes. Adicionalmente, trabajar sobre su propio servicio de correo corporativo no solo le indica a sus receptores que se trata de una cuenta oficial, también lo hace a su cerebro, lo cual le podría ayudar a usted y demás colaboradores de su empresa a tomar actitudes más productivas durante su jornada laboral y aumentaría el sentido de pertenencia con la organización.
8. No hay nada extraño.
Aunque los proveedores de correos corporativos suelen ofrecer una interfaz diferente a la de los correos gratuitos, todos ofrecen características y opciones muy similares; es normal que al principio usted y sus usuarios experimenten cierta resistencia al cambio, sin embargo, esto suele desvanecerse de forma natural a medida que se utiliza la interfaz con mayor frecuencia; más, si aun resulta muy difícil la adaptación, la mayoría de estos servicios permiten la migración hacia su cliente de correo electrónico favorito mediante los protocolos POP3 y SMTP.
El correo corporativo aumenta su productividad en distintos aspectos.
Conociendo ya estos beneficios de los correos corporativos, el siguiente paso lógico debería ser hacerse con uno, sin embargo a continuación abortamos 4 aspectos que debería evaluar antes, para seleccionar al mejor proveedor y sacar un mayor partido para su organización.
1. Establecer el número de cuentas.
Aunque ya hemos mencionado que el correo corporativo puede ser una inversión bastante económica, la mayoría de tarifas de los proveedores dependen principalmente del número de cuentas de usuario que vaya a contratar, si bien, es buena idea entregar una dirección a cada empleado, si su presupuesto es ajustado comience por crear cuentas asociadas a aquellos cargos que mantengan comunicación con agentes externos (como el área comercial, la gerencia, marketing, relaciones públicas y finanzas), seguro que su proveedor puede ofrecerle planes escalables para incluir al resto de colaboradores de forma progresiva; eso sí, considere que cada cuenta corporativa tiene sus propias credenciales de acceso y suele contener información sensible de la empresa y de terceros, por lo cual es de suma importancia que sea manipulada por una única persona dentro de la organización, sus credenciales jamás deben ser compartidas. Tenga en cuenta que si requiere diferentes direcciones que van a ser administradas por una misma persona, puede preguntar a su proveedor si incluye la creación de diferentes 'alias' en una misma cuenta, así también podrá ahorrar más.
2. Capacidad de almacenamiento.
Otro aspecto que puede afectar el precio es la capacidad de almacenamiento que tendrá cada cuenta, las necesidades de su empresa dependerán principalmente del volumen de correos que manejen y el tipo de archivos adjuntos que envíen, sin embargo, para una pequeña empresa una capacidad de entre 2 y 5 Gb suele estar bien para iniciar.
Las necesidades de almacenamiento de su empresa dependerán de la cantidad y tipo de envíos que realice.
3. Contar con un dominio web.
El dominio web nos solo sirve para hospedar su sitio, este es como la dirección de su oficina en internet, un espacio exclusivo de su empresa el cual es utilizado por los mensajeros de la red, los servicios DNS, para enviar y recoger todo el trafico perteneciente a su organización; por eso es indispensable contar con uno antes de crear su correo corporativo y debe ser seleccionado con cuidado, ya que no solo influye en la percepción y recordación de sus clientes, también lo hace sobre los resultados de búsqueda.
4. Designar con un web admin.
No tiene que ser un cargo de planta o tiempo completo, pero es necesario contar con un encargado de administrar la configuración del correo corporativo, crear y gestionar los permisos de las cuentas, así como de brindar soporte técnico en caso de un incidente. Si bien su proveedor de correo electrónico puede otorgarle algún soporte, es necesario que exista una persona encargada de transmitir todas sus inquietudes y aprender a resolverlas, así los usuarios sabrán a quién acudir y el proveedor no se verá abarrotado atendiendo numerosas veces la misma inquietud, lo cual mejora la eficiencia para ambas partes. Adicionalmente el web admin puede encargarse de gestionar otros servicios en linea de su organización, como la página web, apps y servicios de almacenamiento on cloud, si ya cuenta con estos.
Su web admin puede ser interno o externo.
Haber analizado y resuelto estos requisitos con anterioridad le ayudarán a hacer un uso más efectivo de su correo corporativo, obteniendo la mejor relación costo - beneficio para su compañía. Recuerde que en Kiseki IT estamos dispuestos a asesorarlo y acompañarlo durante todo el proceso, para alinear de la mejor manera sus objetivos de negocio con su estrategia de presencia y reputación online sin desperdiciar un peso, solo contáctenos.
